Rückzahlungsklausel - Muss man Weiterbildungskosten bei eigener Kündigung zurückzahlen?

Rückzahlung von Weiterbildungskosten (© Edler von Rabenstein -stock.adobe.com)

Immer mehr Arbeitnehmer nehmen im Laufe ihres Arbeitslebens die Möglichkeit wahr, sich beruflich fort- beziehungsweise weiterzubilden und sich diese Fortbildungen vom Arbeitgeber bezahlen zu lassen. Viele Arbeitgeber vereinbaren aber mit dem Arbeitnehmer eine sogenannte Rückzahlungsklausel Weiterbildungskosten, wonach der Arbeitnehmer die Kosten zurückzahlen muss, wenn er kündigt. Eine solche Klausel ist grundsätzlich erlaubt.

Kosten für Fortbildung

Zu den Kosten für Fort- beziehungsweise Weiterbildungsmaßnahmen zählen nicht alleine diejenigen für die entsprechenden Schulungen; auf den Arbeitgeber kommen noch eine Reihe weiterer hinzu:

Neben der Lohnfortzahlung an den Arbeitnehmer (sofern dieser nicht für seine Fortbildung unbezahlten Urlaub nimmt) kommen diese Kosten hinzu:

• Ausbildungsmaterial
• Reisekosten
• Übernachtungskosten

Rückzahlungsklausel - Voraussetzungen

Damit der Arbeitgeber überhaupt einen Anspruch auf Rückzahlung  hat, müssen einige Voraussetzungen erfüllt werden:

• Die Fortbildungsmaßnahmen müssen dem Arbeitnehmer neue berufliche Chancen eröffnen
• Eine etwaige Rückzahlung von Fortbildungskosten muss vertraglich zwischen Arbeitgeber und –nehmer geregelt sein, und zwar schon vor Beginn der Weiterbildungsmaßnahme

Die Dauer der Betriebsbindung nach Beendigung der Weiterbildung darf nicht unangemessen lang sein. Je länger eine Weiterbildungsmaßnahme allerdings dauert, desto länger darf ein Arbeitnehmer seinen Arbeitnehmer an sein Unternehmen binden. Abhängig von der Dauer der Fortbildung, gelten folgende Bindungszeiten:

Dauer der Weiterbildung                        Dauer der Betriebsbindung

< 1 Monat                                                          < 6 Monate

< 2 Monate                                                        < 1 Jahr

< 3-4 Monate                                                    < 2 Jahre

< 6 Monate                                                        < 3 Jahre

< 2 Jahre                                                           < 5 Jahre

Bei den angegebenen Daten handelt es sich allerdings nur um Orientierungswerte.

Eine vertragliche Bindung über eine Dauer von fünf Jahren hinaus ist in der Regel nicht zulässig.

Rückzahlungsvereinbarung Weiterbildungskosten

So interessant der Arbeitnehmer nach absolvierter Fortbildung(en) für seinen derzeitigen Arbeitgeber ist, so interessant ist er auch für andere Unternehmen. So kommt es natürlich vor, dass diese um den qualifizierten Mitarbeiter buhlen. Die Folge: der Arbeitnehmer kündigt, tritt eine neue Stelle an und sein ehemaliger Arbeitgeber hat die Weiterbildungsmaßnahmen umsonst gezahlt.

Dies möchte jeder Arbeitgeber logischerweise verhindern, und deswegen werden in Arbeitsverträgen häufig sogenannte Rückzahlungsvereinbarungen mit einer Bindungswirkung (Bindungsdauer) getroffen. Diese hindern zwar den Arbeitnehmer nicht, das Unternehmen zu verlassen, aber er muss zuvor die Kosten für seine Weiterbildungsmaßnahme(n) an seinen Arbeitgeber zurückerstatten. Es besteht daher eine Rückzahlungspflicht.

Folgende Voraussetzungen für eine Rückzahlung der Fortbildungskosten an den Arbeitgeber können sein:

• Nichterreichen des Fortbildungsziels
• Abbruch der Fortbildung seitens des Arbeitnehmers
• Kündigung seitens des Arbeitnehmers, sofern diese nicht auf unzumutbare Zustände am Arbeitsplatz zurückzuführen ist

Eine Fortbildung muss dem Arbeitgeber einen geldwerten Vorteil bringen, der durch die Kündigung des Mitarbeiters nicht mehr gegeben ist [BAG, 19.01.2011, 3 AZR 621/08].

Liegen keine arbeitsvertraglichen Vereinbarungen bezüglich Rückzahlungen der entstandenen Kosten vor, ist der Arbeitnehmer generell nicht zu einer Rückzahlung verpflichtet, wenn er das Arbeitsverhältnis fristgerecht und ohne schuldhaftes Verhalten seinerseits beendet.

Hierbei zu beachten ist, dass bei betrieblichen Ausbildungsverhältnissen gemäß § 12 Abs. 2 sowie § 26 BBiG keine Rückzahlungsklauseln vereinbart werden dürfen.

Höhe der Rückzahlung

Auch für die Höhe gibt es Bestimmungen: der Betrag darf die tatsächlich geleisteten Ausgaben des Arbeitgebers nicht überschreiten, und darf sich ausschließlich aus Seminarkosten, Unterbringung, Reisekosten sowie Materialkosten zusammensetzen. Die Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung dürfen nicht auf den Arbeitnehmer abgewälzt werden.

Weiterbildungskosten Rückzahlungsklausel - Unwirksamkeit

Doch nicht immer ist der Arbeitnehmer zur Rückzahlung  verpflichtet. Wenn beispielsweise die Rückzahlungspflicht an jegliches Ausscheiden des Arbeitnehmers aus dem Unternehmen geknüpft ist, so ist diese Klausel unwirksam. Ein Arbeitgeber hat zwar das Recht, seinen weitergebildeten Mitarbeiter für einen gewissen Zeitraum an sein Unternehmen vertraglich zu binden, aber diese Dauer ist nicht unbegrenzt und muss angemessen sein. Eine zweijährige Bindung nach einem dreimonatigen Lehrgang an den Arbeitgeber gilt als zulässig, während eine fünfjährige unzulässig und somit der Arbeitnehmer nicht zu einer Rückzahlung  verpflichtet ist [BAG, 14.01.2009, 3 AZR 900/07].

Ebenso wenig ist der Arbeitnehmer für die Rückzahlung der entstandenen Ausbildungskosten verantwortlich, wenn ihm

• grundlos
• betriebsbedingt
• personenbedingt
• krankheitsbedingt seitens des Arbeitgebers gekündigt wird.

Auch besteht keine Rückzahlungspflicht, wenn innerhalb der Rückzahlungsklausel einer oder mehrere der folgenden Punkte missachtet werden:

• Die vertraglich festgelegte Bindungsdauer nach Beendigung der Weiterbildung ist zu lang
• Der Rückzahlungsbetrag ist zu hoch angesetzt
• Der Rückzahlungstatbestand gilt als zu weitgehend

FAQ zur Rückzahlung von Weiterbildungskosten

Was sind Weiterbildungskosten?

Unter Weiterbildungskosten fallen alle Kosten, die ein Arbeitgeber für die Fort- und Weiterbildung eines Arbeitnehmers aufwendet. Dazu gehören zum Beispiel die Kosten für Schulungen, Seminare, Kurse und Studiengänge.

Kann ein Arbeitgeber die Rückzahlung von Weiterbildungskosten verlangen?

Grundsätzlich kann ein Arbeitgeber die Rückzahlung von Weiterbildungskosten verlangen, wenn er mit dem Arbeitnehmer eine entsprechende Rückzahlungsvereinbarung getroffen hat. Die Rückzahlungsvereinbarung muss jedoch bestimmte Voraussetzungen erfüllen, um wirksam zu sein.

Welche Voraussetzungen muss eine wirksame Rückzahlungsvereinbarung erfüllen?

Eine wirksame Rückzahlungsvereinbarung muss folgende Voraussetzungen erfüllen:

• Die Vereinbarung muss schriftlich getroffen werden.
• Sie muss den genauen Betrag der Weiterbildungskosten,
• den Zeitpunkt der Rückzahlung und
• die Rückzahlungsmodalitäten enthalten.

Der Arbeitnehmer muss ausdrücklich erklären, dass er die Vereinbarung freiwillig eingeht. Die Vereinbarung darf den Arbeitnehmer nicht unangemessen benachteiligen.

Was bedeutet "unangemessene Benachteiligung"?

Eine unangemessene Benachteiligung liegt vor, wenn die Rückzahlungsvereinbarung den Arbeitnehmer in seiner beruflichen Entwicklung stark einschränkt oder ihm finanziell erhebliche Nachteile bringt. Eine unangemessene Benachteiligung kann auch vorliegen, wenn der Arbeitgeber die Kosten für eine Weiterbildung nur zum Teil übernommen hat und den Arbeitnehmer dennoch zur vollständigen Rückzahlung verpflichten möchte.

Welche gesetzlichen Regelungen gibt es zur Rückzahlung von Weiterbildungskosten?

Es gibt keine speziellen gesetzlichen Regelungen zur Rückzahlung von Weiterbildungskosten. Die Rückzahlungsvereinbarung muss jedoch den allgemeinen gesetzlichen Anforderungen an Verträge entsprechen, insbesondere an die Regelungen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) und des Arbeitsrechts.

Was passiert, wenn der Arbeitnehmer das Unternehmen vor Ablauf der Bindungsfrist verlässt?

Wenn der Arbeitnehmer das Unternehmen vor Ablauf der vereinbarten Bindungsfrist verlässt, kann der Arbeitgeber die Rückzahlung der Weiterbildungskosten verlangen. Die Bindungsfrist muss jedoch angemessen sein und darf den Arbeitnehmer nicht unverhältnismäßig lange an das Unternehmen binden.

Wie hoch darf die Rückzahlungsforderung sein?

Die Höhe der Rückzahlungsforderung richtet sich nach der vereinbarten Rückzahlungsvereinbarung. Die Rückzahlungsvereinbarung darf jedoch nicht zu hoch sein und muss dem tatsächlichen Wert der Weiterbildungskosten entsprechen.

Gibt es Ausnahmen von der Rückzahlungsverpflichtung?

Ja, es gibt Ausnahmen von der Rückzahlungsverpflichtung. Zum Beispiel kann eine Befreiung von der Rückzahlungspflicht eintreten,

• wenn der Arbeitnehmer aus einem wichtigen Grund das Arbeitsverhältnis kündigt,
• der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis ohne wichtigen Grund kündigt oder
• wenn der Arbeitgeber die vertraglichen Pflichten aus der Rückzahlungsvereinbarung nicht erfüllt.

Was ist ein wichtiger Grund?

Ein wichtiger Grund kann vorliegen, wenn der Arbeitgeber gegen arbeitsrechtliche Pflichten verstoßen hat oder wenn das Arbeitsverhältnis dem Arbeitnehmer aus persönlichen oder gesundheitlichen Gründen nicht mehr zugemutet werden kann. Ob ein wichtiger Grund vorliegt, ist jedoch immer eine Einzelfallentscheidung und hängt von den konkreten Umständen ab.

Kann der Arbeitgeber die Rückzahlung von Weiterbildungskosten verlangen, wenn der Arbeitnehmer gekündigt wurde oder das Unternehmen verlassen musste?

Wenn der Arbeitnehmer gekündigt wurde oder das Unternehmen verlassen musste, kann der Arbeitgeber die Rückzahlung von Weiterbildungskosten nur dann verlangen, wenn eine wirksame Rückzahlungsvereinbarung getroffen wurde und die vereinbarte Bindungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Auch in diesem Fall kann der Arbeitnehmer jedoch von der Rückzahlungsverpflichtung befreit werden, wenn die oben genannten Ausnahmen vorliegen.

Was passiert, wenn der Arbeitnehmer die Weiterbildung abbricht?

Wenn der Arbeitnehmer die Weiterbildung abbricht, kann der Arbeitgeber unter Umständen die Rückzahlung von bereits aufgewendeten Kosten verlangen. Ob eine Rückzahlungsverpflichtung besteht, hängt jedoch von den Umständen des Einzelfalls ab. Eine Rückzahlungsverpflichtung besteht in der Regel dann, wenn der Abbruch der Weiterbildung vom Arbeitnehmer verschuldet wurde oder wenn der Arbeitnehmer die Weiterbildung ohne wichtigen Grund abgebrochen hat.